eHrms Digital Service Book Guidlines New Gr

مھا eHRMS نظام میں طبعی سروس بک(خدمت نامہ) کو ڈیجیٹائز کرنے کے حوالے سے رہنما ہدایات — سرکاری حکم

مصنف: Educational Ways — 23 اکتوبر 2025

تمہید

مaharashtra حکومت کے عام انتظامی محکمہ نے “ڈیجیٹلائزیشن” کے تحت مھا eHRMS (Human Resource Management System) میں بہتری اور نئے سرے سے ترقی کے فیصلے مورخہ 20 ستمبر 2025 کو جاری کیے ہیں۔ اس کا مقصد ملازمین کی تقرری سے لے کر ریٹائرمنٹ تک خدمات سے متعلق کارروائیوں اور عملدرآمد کو خودکار بنانا اور ملازمین کو وقت پر فوائد فراہم کرنا ہے۔

اہم نکات

1. پرانی "مہا-آستھا" نظام کو اب Maha eHRMS کے نام سے نافذ کیا جائے گا۔
2. نظام کی نافذکاری دو مرحلوں میں کی جائے گی:
   1. پہلا مرحلہ: وزارتیں اور انتظامی محکمے (ministrial administrative departments)
   2. دوسرا مرحلہ: متعلقہ علاقائی دفاتر (regional offices) میں نافذ کیا جائے گا۔
3. وزارتی انتظامی محکموں کو پہلے مرحلے میں تیار کر کے نظام دستیاب کروایا جائے گا اور علاقائی دفاتر کے لئے علیحدہ ہدایات بعد میں جاری ہوں گی۔

پرپوزل اور انتظامی ترتیب

عام انتظامی شعبہ، فنانس اور انفارمیشن اینڈ ٹیکنالوجی ڈیپارٹمنٹ کے تعاون سے چار معاون سکریٹری/اپ-سکریٹریان (Deputy Secretaries) کی ذمہ داری میں Maha eHRMS کی نافذکاری کی ذمہ داریاں مقرر کی گئی ہیں۔ ہر معاون سکریٹری کے ماتحت مخصوص محکموں کے لئے کمرہ افسر/اسسٹنٹ کمرہ افسر (SPOC) اور ہیلپ ڈیسک معاونین مقرر کیے گئے ہیں۔ تفصیل ضمیمہ-1 میں شامل ہے۔

نافذ کرنے کے چار اہم اجزاء

1. طبعی سروس بک کو جدید بنانا (Updation of Physical Service Book)
2. اپ ڈیٹ شدہ طبعی سروس بک کا اسکین کرنا (Scanning of updated Physical Service Book)
3. طبعی سروس بک کی بنیاد پر ڈیجیٹل نظام میں ڈیٹا کی انٹری (Data feeding in the system)
4. نوڈل افسر کے تحت توثیق اور نظام میں کامیاب آن بورڈنگ (Authentication and Successful onboarding)

رہنما ہدایات برائے وزارتیں

```

1) طبعی سروس بک کی اپڈیٹ

وزارتی انتظامی محکمے اپنے معاون/اپ-سکریٹری (eHRMS Cell) کی نگرانی میں اپنے افسران/ملازمین کی طبعی سروس بکس کو اپڈیٹ کریں۔ حوالہ کے طور پر 20 جون 2025 کا سرکاری نوٹیفکیشن ضمیمہ-2 میں شامل ہے۔

2) اسکیننگ کے ضوابط

• تمام افسران/ملازمین کی اپڈیٹ شدہ طبعی سروس بکس 300 dpi، کلر میں PDF فارمیٹ میں اسکین کر کے نوڈل افسر کے کنٹرول میں DDO (آہرن و تقسیم افسر) کے لاگ ان کے ذریعے Maha eHRMS پر اپ لوڈ کی جائیں۔
• اسکیننگ کے تفصیلی ضوابط ضمیمہ-3 میں دیے گئے ہیں۔
• سروس بک میں موجود احکامات، نقول، دستخط وغیرہ بھی 300 dpi کلر میں اسکین کر کے PDF میں محفوظ کریں۔ تفصیل ضمیمہ-4 میں موجود ہے۔

3) ڈیٹا انٹری کا آغاز

دفعہ: 3 نومبر 2025 سے Maha eHRMS میں ڈیجیٹل ڈیٹا انٹری کا عمل شروع ہوگا۔

اہم نکات:

1. پہلے سے HRMS میں بھری گئی معلومات نئے نظام میں خود کار طریقے سے منتقل ہوجائیں گی۔
2. تنخواہ وغیرہ سے متعلق معلومات بھی انضمام (integration) کے ذریعے خود کار طور پر دستیاب ہوں گی۔
3. وزارتی eHRMS سیل (S/Sec eHRMS Cell) کے زیرِ اہتمام DDOs کو ADMIN/DDO لاگ ان تفصیلات علیحدہ طور پر فراہم کی جائیں گی۔
4. ہر 30 فعال افسران/ملازمین کے لیے کم از کم ایک Data Entry Login بنانے کی ہدایت دی گئی ہے (محکمہ اپنے عملے کے مطابق لاگ ان بنا سکتے ہیں)۔
5. 3 نومبر 2025 سے آہرن و تقسیم افسران (DDO) ڈیٹا انٹری لاگ ان سے طبعی سروس بکس کی تمام معلومات نظام میں بھریں گے اور متعلقہ احکامات/دستاویزات اسب اسکین کے مطابق اپ لوڈ کریں گے۔

4) ڈیجیٹل اور طبعی نقول کی فراہمی

ڈیٹا مکمل بھرنے کے بعد DDO مندرجہ ذیل نقول ملازم کو فراہم کرے گا:

1. ای-سروس بک کی PDF کا نسخہ
2. طبعی سروس بک کی اسکین شدہ کاپی

اگر ملازم کو ای-سروس بک کے اندراجات اور طبعی سروس بک کے اسکین شدہ نسخے میں تضاد محسوس ہو تو وہ ضمیمہ-5 میں موجود Correction Slip کے نمونے کے مطابق مناسب ثبوت کے ساتھ DDO کے پاس درستگی کی درخواست جمع کروائے گا۔

5) تصدیق اور آن بورڈنگ

1. اگر ملازم ای-سروس بک میں ترمیم کی فرمائش ضمیمہ-5 کے Correction Slip کے مطابق کرے تو DDO صرف طبعی سروس بک اور مستند دستاویزات کی بنیاد پر غلطیوں کی تصدیق کر کے ای-سروس بک میں ٹائپوگرافیکل غلطیوں کی درستگی کرے گا (تفصیلی ہدایات ضمیمہ-6 میں ہیں)۔
2. ترمیم کے بعد PDF کی پرنٹس لے کر ہر صفحہ پر ملازم کی دستخط لی جائیں گی۔
3. ملازم کی تصدیق شدہ دستاویز اور دستخط شدہ Correction Slip اسکین کر کے DDO نظام پر اپ لوڈ کرے گا۔
4. اگر معلومات میں کوئی تضاد نہ ہو تو ملازم ہر صفحے پر دستخط کر کے PDF DDO کو فراہم کرے گا۔
5. DDO بھری گئی معلومات کی صداقت کی جانچ کر کے نظام پر ڈیجیٹل دستخط کے ذریعہ حتمی منظوری دے گا۔

```

ٹائم لائن اور اضافی ہدایات

ڈیجیٹائزیشن کی آخری تاریخ: وزارتیں اور انتظامی محکمے اس تمام عمل کو دسمبر 2025 کے آخر تک مکمل کریں۔

اضافی ہدایات: Maha eHRMS پر موجود معلومات انتہائی حساس ہیں؛ لہٰذا لاگ ان ID/پاسورڈ کی رازداری تمام محکموں کی ذمہ داری ہے۔ نوڈل افسران یقینی بنائیں کہ NIC سیکیورٹی پروٹوکول کی پیروی ہو۔

یہ سرکاری پرپوزل Maharashtra حکومت کی سرکاری ویب سائٹ www.maharashtra.gov.in پر دستیاب ہے اور اس کا حوالہ نمبر 202510201440012407 ہے۔ یہ حکم ڈجیٹل دستخط کے ساتھ جاری کیا گیا ہے۔

ڈیجیٹل طور پر دستخط:
PRASHANT PUNDLIK BADGERI
(سہ سکریٹری، Maharashtra حکومت)
20 اکتوبر 2025 کو دستخط شدہ۔

```

پورا سرکاری حکم PDF میں ڈاؤن لوڈ کے لیے: Download

```